Hanyagul kezelik a vállalatok a szoftvervagyonukat

Manapság a legtöbb cég működésképtelenné válna a számítógépein megtalálható szoftverek nélkül. Nemcsak az írásbeli kommunikációja, hanem a könyvelése, értékesítési részlege, műszaki információi és még sok egyéb kulcsfontosságú terület sikere múlik a megfelelő szoftverkörnyezeten. Ennek fényében némileg meglepőnek mondható, hogy a hazai vállalatok aránylag mégis milyen kevés figyelmet fordítanak erre a területre, milyen mostohán kezelik szoftvervagyonukat. Felméréseink szerint egy átlagos magyar középvállalat körülbelül 2000-2500 alkalmazást használ, amelyek mögött nagyságrendileg 35-40 ezer különféle futtatható állomány található. Az évek során megkötött szoftverlicencek száma eléri a több százat, és ennél is nagyobb a szoftverekkel kapcsolatos számlatételek mennyisége. A stratégiailag fontos termékek gyártóinak száma általában 15-20, vagyis az elvárások szerint legalább ennyi szoftvergyártó licencelési lehetőségeit és korlátait kellene naprakészen ismernie egy átlagos it-vezetőnek - jelentette ki Telek Eszter, a szoftvervagyon-gazdálkodással foglalkozó IPR Insights vezető tanácsadója. Véleménye szerint a szoftverkörnyezet pontos ismeretének kulcsfontosságúnak kellene lennie a vállalatok életében. Azok a cégek, amelyek nem megfelelő módon gazdálkodnak szoftvereikkel, hátrányba kerülhetnek versenytársaikhoz képest: ha olyan licencekkel is rendelkeznek, amelyekben biztosított szoftvereket nem, vagy nem teljes körűen használják, akkor fölöslegesen fizetnek magasabb díjat, míg fordított esetben jogsértést valósíthatnak meg, hiszen a szerződés rendelkezéseit, illetve a szerzői jogi szabályokat sértik meg - mondta Telek. A jagszabályok és a felhasználói szerződések szerint a vállalat által használt szoftverek darabszáma minden pillanatban maximum annyi lehet, mint amennyit a jogtulajdonosok a licencekben engedélyeznek. A gyakorlatban sok cégnek már a látszólag egyszerű szoftver-nyilvántartási feladat is komoly kihívásokat jelent a szoftverek nagy száma és a változási sebessége miatt. A munkaállomások és a szerverek állandóan változó konfigurációja, a dolgozók folyamatos telepítési igénye, a munkatársak vállalaton belüli mozgása gyakran szinte követhetetlenné teszi a szoftverhasználatot. A nem megfelelő nyilvántartó rendszerek miatt az informatikai vezetés nem tud pontos adatokkal szolgálni a felhasznált szoftverek mennyiségével kapcsolatban, éppen ezért nem tud pontos mennyiségű licencszerződéseket kötni. A törvényi és licencelési megfelelésen túl a vállalat alapvető gazdasági érdeke, hogy költséghatékonyan intézze a szoftvergazdálkodását. A KPMG 2008-as felmérése szerint a szoftvergazdálkodást bevezető cégek már az első évben akár 15 százalékkal csökkenthetik szoftvervásárlási és -üzemeltetési költségeiket és optimalizálhatják technológiáik felhasználását. Ehhez elsősorban pontos információ szükséges a vállalat által használt szoftverekről és a megvásárolt licencekről. Sok esetben számos szoftverre nincs is szükség a dolgozók tényleges napi munkájához, csak azért találhatók meg a gépeken, mert a kollégáknak is fent van. Fontos tehát, hogy a telepített szoftverek felmérésén túl az it-menedzsment győződjön meg minden egyes szoftvertermék használatának szükségességéről és jogszerűségéről - mondta el Dzsinich Gergely, a Microsoft Magyarország szellemi tulajdonvédelmi igazgatója. Az igazgató elmondása szerint mértékadó felmérések azt mutatják, hogy csak minden kétszázadik hazai társaság vezet a törvényi előírásoknak megfelelő nyilvántartást a szoftverekről. Manapság ennek már nem kéne gondot okoznia egy cég életében, hiszen hosszas egyeztetések után 2006-ban létrejött egy nemzetközi szabvány, amely egységes formában tartalmazza a szoftvereszköz-gazdálkodási tevékenységgel szembeni követelményeket. A szabvány magyar változatának (MSZ ISO/IEC 19770-1:2008) alkalmazása lehetővé teszi a magyar vállalatok számára, hogy mind a szervezeten belül, mind azon kívül (hatóságoknak, szoftvergyártóknak) bizonyítsák a szoftvereszköz-gazdálkodási tevékenység szabványos végrehajtását - jelentette ki Dzsinich.